Comment faire de vos réunions stratégiques des réussites ?

Réunion des managers, comité de direction, assemblée générale de société, … : il existe, à différents niveaux de l’entreprise des moments d’échange stratégiques qui doivent permettre le partage d’informations et la prise de décision. Une prise de décision nécessaire à la bonne marche des organisations et à leur compétitivité. Mais avec la multiplication des réunions Teams et autres points ad hoc en présentiel, la performance réelle des réunions est aujourd’hui remise en question. Comment faire de vos moments d’échanges stratégiques des évènements réellement productifs ? Voici quelques pistes. 

1. Partagez un ordre du jour et des objectifs clairs en amont de la réunion de travail

Au sein des organisations, la fréquence des réunions stratégiques variera selon le type de réunions. Organisés mensuellement, chaque trimestre, voire une à deux fois dans l’année dans le cas d’une assemblée générale de société - visant à partager des informations avec les actionnaires ou à reconduire une présidence -, ces évènements sont des jalons à ne pas négliger.

Pour en garantir le bon déroulé, il est important de partager, en amont de l’évènement, un ordre du jour détaillé avec les participants et de compiler les principaux supports de la réunion. L’objectif ? Permettre à chacun d’anticiper et de préparer les éléments et documents qui viendront nourrir les discussions pour des échanges constructifs. Ce partage d’informations est essentiel pour engager la responsabilité de chacun dans la réunion et augmenter la productivité individuelle comme collective.    

Pour le jour J, pensez à nommer un animateur, ainsi qu’un observateur/modérateur (le maître du temps !) et une personne en charge de la prise de notes pour enregistrer un compte-rendu détaillé des échanges. 

2. Proposez un cadre spatio-temporel favorable à la concentration et à l’échange

Dans le cas de réunions stratégiques où l’échange entre les participants et la prise de décision sont des éléments centraux, le choix de la date et du lieu de l’évènement vont jouer un rôle important. Pour maximiser la disponibilité (physique comme intellectuelle) des personnes présentes, il sera intéressant de prévoir un créneau dépassant le simple cadre de la réunion. Réservez du temps pour un Ice Breaker qui donnera le ton de la journée ainsi que pour la présentation des participants. Il s’agira ici de sortir d’un mode « réunionite aigue » en pilote automatique - qui se révèle rarement productif -, et de prendre le temps des discussions.

D’ailleurs, plusieurs méthodes permettent de rester entièrement focalisés sur le sujet de votre réunion et d’éviter les digressions et pertes de temps. Vous pourrez par exemple démarrer vos réunions par un temps de lecture imposé (le « Silent start ») durant lequel chacun des participants prend connaissance de mémorandums récapitulant les sujets clés et les annote, pour une réunion productive. Pour une ambiance légèrement décalée, vous pourrez choisir d’utiliser la méthode ELMO (pour « Enough Let’s Move On »), évocatrice de la célèbre marionnette de Sésame Street. Le principe ? Tout participant qui pense que l’on s’éloigne du sujet de la réunion peut lever la main et rester silencieux. Si d’autres personnes pensent également que le sujet a dévié, elles feront ce même signe. Et rapidement, la discussion s’éteindra, quelques rires se feront entendre et vous pourrez retourner au sujet principal de vos échanges. Autre option, opter pour une réunion sans présentation PowerPoint, pour favoriser au maximum les interactions et la créativité. 

Pour ce faire, pourquoi ne pas sortir du cadre de l’entreprise ? Favorisez cette échappée en invitant vos participants à se réunir dans un lieu insolite, le temps d’une demi-journée. Choisissez un lieu accessible en transports ou voiture (avec stationnement à proximité), dont la découverte pourra susciter l’émotion et agir comme un levier de motivation. Hors des murs de l’entreprise, vos équipes reprennent leur souffle et se trouvent dans des dispositions nouvelles. Vous maximisez ainsi les chances de réussite de votre évènement grâce à une plus grande capacité de concentration et un engagement renforcé par ce sentiment de nouveauté et d’exclusivité. Un petit plus « bien-être » qui viendra nourrir les discussions pour des réunions réellement performantes !

3. Récompensez à travers un moment de convivialité

Pour aller au bout de cette démarche, profitez du cadre choisi pour organiser un moment convivial avant ou après la réunion. Imaginez un petit-déjeuner d’accueil gourmand pour amorcer les échanges et prendre des forces en amont des réflexions. Ou bien permettez aux participants de votre évènement de lâcher-prise autour d’un cocktail déjeunatoire ou apéritif pour faire suite aux discussions ; une occasion de poursuivre les échanges de manière moins formelle et de créer du lien entre les participants.